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Préalable à l’organisation » Monter une équipe
Table des matières

Introduction
Préalable à l’organisation
Créer une ASBL
Monter une équipe
Etablir le projet
Trouver l’endroit
Choisir la date
Le budget prévisionnel
Le sponsoring
Les subsides
Les autorisations et les dispositifs de sécurité
La programmation
Le contrat artistique
La location du matériel
La promotion
Les relations de presse
Les bénévoles
Les droits d’auteur et les droits voisins
Les assurances
La rémunération des artistes
La clôture
Monter une équipe

Organiser un festival tout seul relève d'une mission impossible, des collaborateurs sont indispensables pour diviser les tâches. Ceci permet d'alléger la charge de travail de chacun et par conséquent d'améliorer la qualité du travail. Pour constituer une équipe, vous devez définir les fonctions et prérogatives de chacun des membres.

Voici un aperçu rapide des différents postes qui peuvent être pris en considération ainsi que leurs missions. Suivant l'ampleur du festival, des fonctions peuvent bien évidemment être cumulées par une même personne.

La production

C'est le noyau dur de l’organisation. Elle s’occupe de toute la partie administrative de l'évènement, de l’élaboration du projet, de l’estimation du budget, du plan de financement et des paiements, des choix des différents responsables de secteur ainsi que leur supervision.

Le programmateur artistique

Il s’occupe d'établir la programmation et prend les contacts avec les artistes et les agents. Il rédige le planning de la journée avec l’aide du régisseur plateau et de la production. Le programmateur doit être une personne disposant de bonnes connaissances artistiques, ouverte à tous les styles musicaux qui seront présents au festival.

Le régisseur plateau

Son rôle est de s’occuper de la gestion des scènes : il soumet la liste des équipements son et lumière qu'il faudra louer et il doit trouver les ingénieurs pour manipuler les consoles. C’est lui qui fait la liaison entre les demandes artistiques et les possibilités techniques.

Le régisseur technique

Il s’occupe du montage et du démontage de l’ensemble des structures (tentes, chapiteau, podium, …). Pour ce faire, il fait appel aux services d’un électricien, d’ouvriers, … et apprécie si des branchements à l’eau et l’électricité doivent être demandés auprès des sociétés distributrices. Dans le cadre d’un festival de moyenne envergure, seul un technicien professionnel peut évaluer la faisabilité et l'importance des structures, tout en garantissant la sécurité des installations et les bonnes conditions d'exploitation. C'est donc indispensable qu’il connaisse parfaitement les règles de sécurité en vigueur. Il doit être présent jusqu'à la fin du démontage.

Le responsable de la promotion

Il s’occupe de mener à bien le plan de communication qui aura été établi avec le consentement de la production. C’est lui qui supervise le travail du graphiste pour la conception des supports, il gère la distribution des affiches et des flyers1. Pour l'aider dans sa tâche, il peut faire appel à des "ambassadeurs"2. Souvent, le responsable de la promotion fait office d'attaché de presse. Dans ce cas, il écrit également les communiqués de presse et le dossier de presse, il se charge d'accorder ou non des accréditations, ... Il est au service des journalistes et doit pouvoir répondre à toutes leurs questions.

Le responsable du sponsoring

C'est lui qui rédige le dossier de sponsoring et qui démarche les entreprises à la recherche de sponsors. Il devient donc le seul interlocuteur avec les partenaires commerciaux et non pas un simple intermédiaire entre eux et la production.

L'accueil artistique

En général, c’est le programmateur artistique qui s’en occupe. À l'arrivée des artistes, il leur indique où se trouve leur loge et le catering3, il les aide à amener leur matériel jusqu'à la scène si le groupe n'a pas de roadie4, il les présente au régisseur plateau et à toute autre personne pouvant leur être utile.

Le responsable de la restauration

Il s’occupe de la gestion des stocks et de l’approvisionnement dans les différents stands de restauration. Comme plusieurs personnes sont nécessaires pour faire tourner les bars et les cuisines, il supervise différentes équipes de bénévoles avec un responsable plus expérimenté par équipe.

Le responsable billetterie

Il s’occupe de la conception des tickets qui est plus compliquée qu'il n'y paraît. Il faut ainsi définir différents types de tickets : les billets grand public, les billets exonérés pour les artistes et les invités, des tickets de restauration différents suivant qu'ils soient pour le public, les artistes, les invités ainsi que les équipes techniques et les bénévoles. Il lui incombe aussi d'émettre les billets d'entrée dans les différents points de vente et d'organiser la vente sur place le jour du festival.

L'accueil des commerçants

Si l'enceinte du festival accueille des commerçants, il faut délimiter l'emplacement de leurs stands, veiller au paiement de la location de l’espace et réaliser les aménagements techniques avec l’aide du régisseur technique.

Le responsable sécurité

La sécurité est présente aux entrées pour fouiller les sacs et s'assurer que les visiteurs disposent bien d'un bracelet d'accès, elle surveille les accès au backstage5 et prévient les éventuels débordements. Le responsable de la sécurité doit avoir les contacts du directeur du festival, des pompiers, de la police, de la Croix-Rouge ou du médecin, … La sécurité d'un festival ne s'assure bien évidemment pas seul, c'est au responsable d'engager le nombre suffisant de "gorilles".

Le responsable des bénévoles

Un festival peut compter un nombre non négligeable de bénévoles. Pour gérer tout ce petit personnel, un responsable spécifique est indispensable. Il prend en charge le recrutement des volontaires, il forme les différentes équipes, fait signer les contrats de bénévolat, etc. Il doit pouvoir disposer des contacts de tous les postes où sont occupés des bénévoles.

Durant le festival, certains secteurs doivent pouvoir communiquer ensemble. Distribuez à chaque responsable un carnet reprenant les contacts de chaque responsable de poste et établissez un système de communication interne : mobiles, Talkies Walkies, …





1 Le flyer est un petit document très simple de la taille d'un quart de feuille A4 distribué au public. Il donne des informations précises sur l'évènement : date, lieu, prix, groupes à l'affiche, etc.

2 Le rôle des ambassadeurs est défini dans le chapitre 9 consacré à la promotion.

3 Le catering est l'espace de restauration.

4 Le roadie est une personne qui accompagne le groupe et qui a pour rôles principaux de les convoyer, de tenir leur stand de merchandising et de transporter le matériel du camion jusqu'à la scène.

5 Les backstage sont les zones du festival interdites au public.
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